Brauche ich ein Warenwirtschaftssystem und was muss ich beachten?

Wer ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WWS oder auch WaWi) für sein Unternehmen sucht, hat leider die Qual der Wahl. Welche Funktionen muss die Lösung für meinen Anwendungsfall haben? Welche Aufgaben erfüllt sie? Wir geben Tipps.

Ein WWS bildet alle Geschäftsprozess von Beschaffung bis zum Verkauf ab. Dazu zählen Steuerung des Warenflusses, Bereitstellung waren- und kundenbezogener Daten sowie zur Rechnungslegung, Inventur und Berichtswesen.

Unterschieden wird zusätzlich in offene oder geschlossene, integrierte / isolierte, zentrale / dezentrale und mehrstufige Systeme.

Moderne (offene) WWS bieten neben den klassischen Funktionen zusätzlich auch die Möglichkeit Prozesse zu automatisieren bzw. Workflows zu definieren und Schnittstellen zu Shopsystemen, Fulfillmentanbietern, Steuerberatern, Versanddienstleistern uvm.

Je nach Bedarf sollten folgende Module/Funktionen zur Verfügung stehen:

• Stammdatenverwaltung
• Wareneingangverwaltung
• Lager-/Bestandsmanagement
• Verwaltung von Bestellungen / Aufträgen
• Angebots-/Rechnungserstellung
• Kundendatenverwaltung
• Berichtswesen
• Prozessautomatisierung
• Schnittstellen zu Kassensystemen, Shopsystemen, Buchhaltungssoftware, CRM-Systemen, Versanddienstleistern, Fulfillmentdienstleistern

Die Qual der Wahl liegt zusätzlich auch in der Analyse des eigenen Bedarfs in puncto Skalierbarkeit, IT-Infrastruktur, Wachstumsplänen, Flexibilität und Anwenderanzahl zwischen cloudbasiertem Software-as-a-Service und dem Erwerb einer klassischen Software-Lizenz (on-premises).

Folgende Fragen sollte man sich deshalb vor “Anschaffung” eines WWS dringend stellen:

• Will ich mein WWS selbst warten, verwalten und weiterentwickeln?
• Ist es möglich das WWS meinem zukünftigen Bedarf anzupassen (Skalierbarkeit)?
• Habe ich das nötige know-how in meinem Unternehmen?
• Welche Kosten entstehen durch ggf. anfallende Lizenzgebühren, Service-Gebühren, Grundgebühren, Wartung und Betrieb?
• Kann das WWS unabhängig von einem bestimmten Betriebssystem genutzt werden?
• Wie viele Mitarbeiter können/sollen (parallel) mit dem System arbeiten?
• Sind neue Mitarbeiter dazu in der Lage das System ohne aufwändige Schulungsmaßnahmen zu nutzen?
• Lässt sich die WWS unkompliziert in eine bestehende Software-Landschaft integrieren oder verfügt sie über Schnittstellen / Exportfunktionen um z.B. Daten für vorhandene BI-Tools zur Verfügung zu stellen?

Wer als Händler online oder stationär erfolgreich sein möchte, kommt schon bei nur wenigen Artikeln im Lager nicht um die Anschaffung eines WWS herum. Ein WWS verhilft zu Prozessstabilität durch Transparenz und Automatisierung von Prozessen, um sich auf die Planung und Weiterentwicklung des eigenen Geschäfts konzentrieren zu können und auch in Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen die Kontrolle über die eigenen operativen Prozesse zu behalten und somit die Kundenzufriedenheit zu sichern.

Ein gutes Warenwirtschaftssystem bildet die Prozesse vom Wareneingang über die Lagerhaltung bis zum Verkauf ab.  Es bietet beispielsweise Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen, (Online-)Shopsystemen, (Online-)Markplätzen, Fulfillment -und Versand-Dienstleistern.

Wichtig ist es die Anforderungen an das WWS vorab genau zu definieren, die Einführung durch die jeweiligen Fachkräfte im Unternehmen begleiten zu lassen und auch die operativen Abläufe entsprechend darauf abzustimmen.

Autor: Sebastian Kroner (Partner Manager, Billbee GmbH)

Billbee bietet eine umfangreiche, aber einfach zu bedienende Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Automatisierungslösung für Verkäufer, die Produkte über einen oder mehrere (Online)-Kanäle verkaufen.